Un.e responsable Etat-Civil

La direction des affaires juridiques et citoyennes
de la Ville de Cenon recrute

Un.e responsable Etat-Civil

Au sein du pôle vie administrative et citoyenne de la ville de Cenon, la Direction des affaires Juridiques et citoyennes assure une mission d’accompagnement de proximité auprès des usagers.

Le service des relations citoyennes s’est structuré en un guichet unique proposant un accompagnement numérique, aux côtés du service des cimetières et du service du PIXEL. L’essence de ce guichet unique réside dans la volonté de faciliter le parcours usager, c’est-à-dire offrir aux cenonnais les meilleures conditions pour réaliser leurs démarches administratives. Cette ambition implique une polyvalence dans les missions des agents d’accueil/état civil.

Sous l'autorité de la cheffe du service relations citoyennes, vous garantissez à ses côtés, l’organisation du service aux usagers en lien direct avec les agents en charge de l’accueil et des actes liés au domaine de l’état civil. Vous assurez la gestion des plannings des deux sites, l’encadrement intermédiaire de l’équipe, et la validation des opérations d’état civil.

Cadre d’emploi : rédacteur territorial F/H
Poste : poste permanent à temps complet
Vos horaires : horaires variables avec obligation de présence sur les horaires d’ouverture au public
Lieux de travail : hôtel de ville et maison citoyenne

Vos missions en bref…

• Vous garantissez la fiabilité juridique et administrative des opérations d’état civil, en validant les actes produits par les agents et en veillant à l’application correcte des procédures et à la mise à jour des pratiques selon les évolutions législatives et réglementaires
• Vous coordonnez l’organisation quotidienne du service et encadrez l’équipe, en assurant la gestion des plannings, la répartition des effectifs et le bon fonctionnement des deux sites d’accueil afin de garantir la continuité et la qualité du service rendu aux usagers
• Vous contribuez à la relation avec les usagers et à la continuité du service public, en participant à l’accueil, en suppléant la cheffe de service si nécessaire et en représentant le service lors des cérémonies civiles et permanences spécifiques

Votre quotidien est rythmé par les missions suivantes :

Pilotage et validation de l’état civil

• Organiser, contrôler et valider les actes d’état civil produits par les agents (naissance, PACS, mariage, décès)
• Uniformiser les pratiques par la diffusion et la mise à jour des procédures
• Assurer une veille réglementaire et former les agents aux évolutions légales

Management et organisation du service

• Gérer les plannings, congés et rotations sur les deux sites d’accueil
• Accompagner les agents dans leurs missions et assurer l’encadrement intermédiaire
• Assurer l’intérim de la cheffe de service et le renfort en cas d’absence ou de sous-effectif

Relation usagers et accueil du public

• Contribuer à l’accueil physique et téléphonique
• Organiser et garantir la qualité du service rendu à l’usager
• Effectuer, à titre exceptionnel, des démarches à domicile pour les personnes empêchées (en remplacement des agents du pôle accueil)

Fonctions transversales et suppléance

• Participer aux missions du pôle (élections, recensement, remises d’actes)
• Assurer l’intérim de la cheffe de service et les astreintes liées aux cérémonies
• Collaborer étroitement avec la cheffe de service pour l’évaluation et l’amélioration des pratiques
• Occasionnellement, assurer des permanences d’astreinte pour les mariages et baptêmes républicains le samedi

Vos missions s’effectuent en binôme avec la cheffe de service.  

Nos atouts

Quelles que soient vos aspirations et vos projets, en rejoignant nos équipes, vous intégrez la direction des affaires juridiques et citoyennes, attentive au bien-être de ses collaborateur.rices.

Le sens donné à votre travail, l’équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, l’accompagnement individuel à la réalisation de votre projet professionnel font partie des priorités des équipes de la commune.

C’est-à-dire ?

• Une facilité d’accès : proximité du tram, de la gare et des bus
• Un cadre de travail agréable, avec parking à disposition
• Des moments conviviaux qui rythment l’année : semaine culturelle, journée conviviale, saison des foodtrucks…

Et puis ?

• Une participation aux frais de transport en commun
• Une participation financière pour votre mutuelle santé et prévoyance
• L’attribution de titres-restaurant avec une participation financière de la collectivité
• Des activités sportives et culturelles sur le temps de travail, de nombreux partenaires et offres promotionnelles
• Les prestations CNAS (billetterie à prix réduit, aides : permis de conduire, rentrée scolaire, chèque vacances…)
• Des formations tout au long de la carrière professionnelle pour vous accompagner dans votre évolution
• Une cellule prévention attentive à la qualité de vie au travail
• Un minimum de 25 jours de congés annuels et 7 jours d’ARTT pour un temps plein
• Flexibilité et souplesse des horaires, en fonction du poste occupé : télétravail, horaires variables  
• Les services d’une conciergerie solidaire

L’aventure vous tente ?  

Notre futur.e collaborateur.rice pourrait ressembler à ce qui suit :

Compétences

Savoirs

• Parfaite maîtrise de l’état civil
• Connaissance de l’environnement municipal

Savoir-faire

• Capacité à assurer une polyvalence de missions
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à s’adapter
• Capacité à manager
• Capacité en gestion de plannings

Savoir-être

• Maitrise de soi 
• Qualités relationnelles
• Discrétion                   
• Qualités d’écoute
• Disponibilité                    

Complément d’informations

• Issu.e du secteur privé ou public, n’hésitez pas à nous rejoindre !
• Ce poste est un poste permanent, à temps complet
• Recrutement par voie statutaire pour les titulaires (cadre d’emploi des rédacteur territorial F/H) ou à titre dérogatoire par voie contractuelle

Faites-nous profiter de votre expertise et valorisez vos compétences en intégrant 
la ville de Cenon, ville dynamique & innovante !