Un.e assistant.e de la direction générale des services - CDD de 3 mois

La Direction Générale des Services
de la Ville de Cenon recrute

Un.e assistant.e de la direction générale des services

Intégrant une collectivité de plus de 550 agents, vous évoluez au sein de la direction générale des services.

Au cœur de la collectivité, la direction générale des services assure la coordination stratégique et opérationnelle de l’ensemble des actions menées par les services municipaux. Sous l’impulsion de la directrice générale des services, la direction générale des services veille à la mise en œuvre du plan d’administration, au pilotage des projets innovants et à la modernisation continue de l’action publique. Composée de quatre pôles (pôle Pilotage Innovation Modernisation de l’administration, pôle Vie administrative et citoyenne, pôle social, jeunesse et famille, et Aménagement du territoire et du patrimoine), elle œuvre au bon fonctionnement de la collectivité et à la qualité du service rendu aux habitants. Appuyée par une cellule de conseillers techniques, elle accompagne les directions dans la conduite de projets structurants, la recherche de financements et le développement de partenariat, notamment avec Bordeaux Métropole.

Mission support essentielle au bon fonctionnement de la collectivité, votre poste s’exerce en transversalité avec l’ensemble des directions et en collaboration étroite avec l’équipe de la direction générale des services.

Véritable appui opérationnel et organisationnel, vous participez activement à l’efficacité organisationnelle de la direction générale des services et contribuez à la fluidité des échanges entre les services, les partenaires extérieurs et le cabinet du Maire. Vous assurez la gestion administrative et logistique du quotidien, la coordination des dossiers et des signatures, tout en prenant part activement à la mise en œuvre de l’action sociale et des temps forts de la collectivité, dans une logique de service et de cohésion interne.

Cadre d’emploi : adjoint.e administratif.ive
Poste :  CDD de 3 mois
Vos horaires : 36h15h par semaine avec des horaires variables 
Lieu de travail : pôle administratif municipal

Vos missions en bref…

• Vous assistez au quotidien la direction générale afin de fluidifier et faciliter l’exercice des missions et la prise de décision
• Vous gérez le traitement, l'organisation et le partage de l'information
• Vous gérez l’action sociale de la collectivité en lien avec la chargée de mission auprès de la DGS en charge de l’innovation sociale et pédagogique
• Vous assurez les commandes groupées, participez à l’organisation des évènements et des activités en lien avec la cellule Innovations / transition et la DRH

Votre quotidien est rythmé par les missions suivantes :

Missions administratives

• organiser et gérer l’agenda de la direction générale des services, en lien avec les partenaires extérieurs et les collaborateurs
• assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
• préparer, classer, rédiger, mettre en forme les différents dossiers et documents nécessaires aux missions de la direction générale (note, compte rendu, courriers, invitations, dossiers…)
• apporter un soutien organisationnel et logistique à la direction
• être le point de contact du cabinet du maire pour l’articulation Cabinet / Direction Générale et gérer la mallette d’astreinte des élus
• coordonner les documents mis à la signature par les services

Missions loisir/action sociale/événementiels (en lien avec la direction des ressources humaines)

• gérer les commandes groupées, les plannings des activités sur le temps de travail, la distribution des paniers maraichers en lien avec la chargée de mission auprès de la DGS en charge de l’innovation sociale et pédagogique
• participer à l’organisation des manifestations de la ville (soirée des agents, arbre de Noël, journée conviviale, vœux du Maire…) en apportant une assistance administrative et logistique notamment
• aider à la distribution des chèques vacances et des cartes cadeaux de Noël
• venir en renfort de la cellule innovations/transitions lors d’évènements ou de séminaires

Nos atouts

Quelles que soient vos aspirations et vos projets, en rejoignant nos équipes, vous intégrez une Mairie attentive au bien-être de ses collaborateur.rices.
Le sens donné à votre travail, l’équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, l’accompagnement individuel à la réalisation de votre projet professionnel font partie des priorités des équipes de la commune.

C’est-à-dire ?

• Une facilité d’accès : proximité du tram, de la gare et des bus
• Un cadre de travail agréable, avec parking à disposition
• Des moments conviviaux qui rythment l’année : semaine culturelle, journée conviviale, saison des foodtrucks…

Et puis ?

• Une participation aux frais de transport en commun
• Une participation financière pour votre mutuelle santé et prévoyance
• L’attribution de titres-restaurant avec une participation financière de la collectivité
• Des activités sportives et culturelles sur le temps de travail, de nombreux partenaires et offres promotionnelles
• Les prestations CNAS (billetterie à prix réduit, aides : permis de conduire, rentrée scolaire, chèque vacances…)
• Des formations tout au long de la carrière professionnelle pour vous accompagner dans votre évolution
• Une cellule prévention attentive à la qualité de vie au travail
• Un minimum de 25 jours de congés annuels et 7 jours d’ARTT pour un temps plein
• Flexibilité et souplesse des horaires, en fonction du poste occupé : télétravail, horaires variables  
• Les services d’une conciergerie solidaire

L’aventure vous tente ?  

Notre futur.e collaborateur.rice pourrait ressembler à ce qui suit :

Formation

• BTS assistant.e manager ou BTS SAM (Support à l’action managériale)
• BUT Gestion des entreprises et des organisations
• Licence pro management des organisations spécialité assistant manager

Expérience

• sur un poste similaire serait un plus
• en collectivité territoriale serait appréciée

Compétences

Savoirs

• Maitrise des outils informatiques
• Maitrise des méthodes de classement et d’archivage
• Connaissance de l’environnement territorial souhaitée

Savoir-faire

• Capacité rédactionnelle (rapport, compte-rendu, note,…)
• Capacité à suivre l’évolution d’un dossier professionnel
• Capacité à traiter l’information (collecter, classer, mettre à jour)
• Capacité à organiser des déplacements professionnels, des réunions,…
• Capacité à actualiser la documentation professionnelle et règlementaire
• Capacité à travailler sur des thématiques très variées

Savoir-être

• Qualités relationnelles
• Discrétion
• Aisance orale               
• Sens de l’organisation
• Polyvalence               
• Réactivité
• Adaptation               
• Esprit d’innovation et goût pour le numérique

Complément d’informations

• Issu.e du secteur privé ou public, n’hésitez pas à nous rejoindre !
• Ce poste est un poste non-permanent, à temps complet à pourvoir dès que possible
• Recrutement par voie contractuelle

Faites-nous profiter de votre expertise et valorisez vos compétences en intégrant 
la ville de Cenon, ville collaborative & innovante !